Store virksomheder kræver et effektivt system til kommunikation af information og meddelelser, straks inden for og uden for organisationen. I denne forbindelse er telefonen en af de nemmeste og bekvemme måder til øjeblikkelig kommunikation, men når det kommer til bevis, anses skriftlige tilstande bedst. Skriftlige optegnelser omfatter notater, noter, breve, cirkulærer og ordrer, som bruges af organisationen.
Artiklen præsenteret for dig forsøger at kaste lys på forskellen mellem notat og brev.
Sammenligningstabel
| Grundlag for sammenligning | Memo | Brev |
|---|---|---|
| Betyder | Memo refererer til en kort besked, skrevet i en uformel tone for interoffice cirkulation af oplysningerne. | Brev er en form for mundtlig kommunikation, der indeholder en komprimeret besked, formidlet til festen uden for virksomheden. |
| Natur | Uformelt og kortfattet | Formelle og informative |
| Udvekslet mellem | Afdelinger, enheder eller overordnede underordnede inden for organisationen. | To forretningshuse eller mellem firmaet og klienten. |
| Længde | Kort | Forholdsvis lang |
| Underskrift | Underskrift er ikke påkrævet i et notat. | Et brev er behørigt underskrevet af afsenderen. |
| Meddelelse | En til mange | En til en |
| Indhold | Anvendelse af teknisk jargon og personligt pronomen er tilladt. | Enkle ord bruges og skrives i tredje person. |
Definition af memo
Notatet er kort for memorandummet, hvilket betyder en note eller rekord til enhver brug i fremtiden. Det er en kort besked, der bruges som et middel til uformel kommunikation inden for organisationen til at sende information skriftligt. Det kan betegnes som interoffice kommunikation, kontor memorandum eller interoffice korrespondance, snarere end et memorandum.
Det primære formål med notater er at formidle forretningspolitikker, procedurer eller relateret officiel virksomhed. Disse er skrevet i ét til alle perspektiver og kan tjene forskellige formål som at formidle nyheder, retninger og information til flere modtagere, kalder folk til handling eller møde.
Man kan bruge en uformel tone og personlige pronomen i notatet. Der er ikke krav om at bruge en hilsen og gratis tæt.
Definition af brev
Et forretningsbrev kan defineres som form for skriftlig kommunikation, der indeholder en lang besked rettet til den eksterne organisation, dvs. leverandør, kunde, producent eller kunde. Det begynder med en hilsen, skrevet professionelt i den tredje person og har et komplementært tæt med en underskrift.
Forholdet mellem afsender og modtager spiller en væsentlig rolle ved bestemmelsen af den overordnede stil, hvori brevet udarbejdes. Disse bruges af en række grunde som en anmodning om information eller tilbagemelding, ordreplacering, klager eller klager, spørger noget eller følger opfølgning.
Brevet er trykt, skrevet eller skrevet på brevpapiret, som indeholder oplysninger om firmaet som navn, adresse, logo osv. Som forretningsbrev tjener som bevis for begge parter, så det skal være høfligt og høfligt respekt for at få øjeblikkelig reaktion.
Nøgleforskelle mellem memo og brev
Punkterne nedenfor forklarer forskellen mellem notat og brev:
- Notatet kan defineres som en kort besked, informeret skriftligt for at formidle visse oplysninger til organisationens medlemmer. Omvendt kan bogstaver forstås som et middel til en verbal kommunikation, der indeholder en kort besked rettet til en part uden for virksomheden.
- Et notat bruger uformel tone og er lige til punktet. På den anden side er bogstaverne meget formelle og indeholder masser af information.
- Brugen af memorandum er intern for organisationen, i den forstand, at den udveksles mellem to afdelinger eller enheder eller sendes af lederen for at informere underordnede. Modsat er brugen af brev eksternt, da det udveksles mellem to forretningshuse eller mellem firmaet og klienten.
- Når det kommer til længden, er bogstaver længere i sammenligning med notatet.
- Der er ikke krav om en underskrift i notatet, som det bruges i organisationen. Brevet skal dog være behørigt underskrevet af den, der sender det.
- Notater er skrevet for at informere eller direkte, en afdeling eller et antal medarbejdere om en bestemt sag, og så er det normalt skrevet fra et til alle perspektiver, såsom massekommunikation. I modsætning hertil er breve private, da det adresserer til en bestemt part eller klient, så det er en form for en til en interpersonel kommunikation.
- Tekniske jargoner bruges almindeligvis i notater samt bruger personlige pronomen. I modsætning til, bogstaver undgår brug af tekniske jargoner og vilkår, der ikke er lette at forstå. Desuden skrives breve i den tredje person.
Konklusion
Et notat er et vigtigt værktøj til erhvervskommunikation, som bruges til at overføre en bestemt information til mange personer, der arbejder i samme organisation. Det har en stor rolle at spille i registrering af daglige forretningsaktiviteter og kan bruges til fremtidig reference.
I modsætning hertil betragtes bogstaver som den bedste form for skriftlig kommunikation, der kan bruges til at give eller søge information til / fra en ekstern part. Det hjælper med at overtale modtageren til at gøre som pr. Skribentens vilje.
