På daglig plan skal folk beskæftige sig med en masse planlægning og ledelse både i hjemmet og på arbejdspladsen. For at gøre det nemt har teknologien givet os værktøjerne til at planlægge vores hektiske tidsplaner smertefrit. Hvide boardrooms var altid ret sjove til planlægningsopgaver, og dette værktøj bringer det til digital front. Her vil vi tage et kig på, hvordan du bruger Trello, og hvad der gør det til en favorit blandt mange brugere.
Hvad er Trello, og hvordan virker det?
Trello er et visuelt redaktionsbaseret projektstyringsværktøj, der bringer sjovt tilbage til opgaveplanlægning. Med over 5 millioner registrerede brugere er det et fleksibelt værktøj til både dit kontor og hjemmet.
Lad os dykke ind og tage et kig på dig selv, hvordan du bruger Trello.
Trello gør brug af brædder, lister og kort som den grundlæggende struktur for at hjælpe dig med at fuldføre dine opgaver. Det gør brug af en top-down tilgang til at opnå opgaver i dit projekt.
Opgavestyring med Trello starter ved oprettelse af et bestyrelse, som er den primære topmotiv af en workflow-opgave. Det tillader tilføjelse af så mange medlemmer, som du ønsker at tilføje til det og samarbejder problemfrit med dem, så du kan omfavne indbakke (0) med det. Værktøjet passer perfekt til ethvert projekt, du kan tænke på - Det er et boardroom møde eller en weekend hangout plan med venner; det har fået dig dækket.
Individuelle opgaver eller kort, der udgør indhold på et bestyrelse, kan oprettes, mærkes, deles og endda oprettes til påmindelser. Lad os nu komme ind på netværket og se, hvordan du udfører dine opgaver og får arbejde med dette værktøj.
Kom godt i gang med Trello: Grundlæggende
Et nyt Trello-projekt kunne let opdeles i tre hovedkomponenter - boards, lister og kort.
- Bestyrelser: Et bestyrelse er den primære opgave på dit projekt. Planlægger du en tur med familien eller til din virksomheds plan for design, et bestyrelse er, hvad et projekt handler om. Et bord giver dig et fugleperspektiv over hele dit projekt, hvorfra du kan planlægge dine nærmeste næste opgaver.
- Lister: Lister hjælper dig med at organisere opgaver, der ligner hinanden eller opgaver, der sammen udgør et hierarki på næste niveau i din top-bottom-tilgang til projektstyring. Sig for eksempel til bryllupsplanlægning, du kan inkludere lister som 'Opgaver at gøre', 'Udførte opgaver', 'Inviterede personer', 'Folk til at invitere' osv.
- Kort: Kort er de grundlæggende opgaveelementer, der sættes sammen, udgør det store billede af dit projekt ved hånden. Kortene arrangeres i rækkefølge vertikalt, som udgør en liste. Disse kort kunne blive trukket og faldet til hvor som helst på tværs af bordet. Et kort er det mest betydningsfulde aspekt, som kan være farvet mærket, tilføjet checklister, deadlines, tidsstempler, klistermærker mv.
Dette er alt det grundlæggende, du skal vide, før du begynder på dit første projekt med dette værktøj. Lad os se det i aktion, da vi bygger et projekt arbejdsproces ved hjælp af Trello.
Organisering af dine projekter med Trello
Som vi tidligere har etableret, er oprettelse og styring af projekter med dette værktøj en temmelig smertefri proces. For at gå igennem alle de bedste funktioner og dets evner, arbejder vi med et eksempel, her er det en 'Publishing Calendar' ved hjælp af Trello.
Oprettelse af et nyt bestyrelse
Som tidligere nævnt er bestyrelsen den øverste nedadgående tilgang til projekter, der skal forvaltes, i dette tilfælde kalder vi det en 'Publishing Calendar'. På din startskærm kan du trykke 'Opret nyt kort' og give det en passende titel, før du rammer 'Opret'.
Tilføjelse af nye lister
Ovenfor kan du se To lister, der allerede er lavet - 'Artikel Idéer' og 'Forsker', mens der oprettes en ny liste. Lister er opsamling af opgaver baseret på deres karakter. Værktøjet følger en venstre-til-højre og øverst til bund-tilgang, mens du krydser gennem opgaver i bestyrelsen. Tryk 'Tilføj ny liste' for at oprette nye relevante lister som set ovenfor.
Tilføjelse af nye kort
Kort er de enkelte opgaver, der skal udføres. Oprettelse og styring af opgaver bliver ret nemt. Som vist ovenfor, tryk 'Tilføj et kort' set nederst på en liste for at tilføje en ny opgave. Ved at indtaste til næste linje oprettes der automatisk et nyt kort. Kortbeskrivelse kan også tilføjes for at gøre det mere nyttigt og detaljeret for de involverede medlemmer.
Så nu, hvor vi har de blotte knogler i vores projekt-arbejdsgang, opstilles vi på tweaking mulighederne for at blive bedre organiseret.
Card Power-ups
Power-ups er yderligere funktioner til rådighed for dine kort / opgaver. Fra menuen i højre sidepanel kan du få adgang til kortopstart. Blandt disse er kortafstemningssystem, kort aldring og kort kalender.
- Et ' Kortafstemningssystem ', når det er aktiveret, tillader inviterede medlemmer at stemme på et bestemt kort.
- ' Card aging ' -funktionen gør det muligt at definere en bestemt alder i uger til en opgave, hvorefter den begynder at aldre eller bliver mere gradvist gennemsigtig gennem dagene og til sidst springer op.
- ' Kortkalender ' tillader alle opgaver med en Forfaldsdato, der skal ses i en kalender tilgængelig på bestyrelsens hovedside.
Andre ekstra funktioner
Mens de ovennævnte funktioner er de primære, der opstår, forbedres oplevelsen yderligere med disse yderligere funktioner.
- ' Tilføj medlemmer ' til individuelle kort og brug '@' for at nævne dem i kommentarfeltet på et kort. Medlemmerne ville blive underrettet, og yderligere handlinger kunne tages gennem samme kommentar sektion. Så ikke mere oversvømmelse af din indbakke nu.
- ' Tilføj forfaldsdato ' til dine kort for nemt at fortælle dig om en kommende vigtig opgave ved hånden. Når 'Kortkalender' er aktiveret, kan disse opgaver med Forfaldsdato ses på bestyrelsens hovedkalender.
- " Tilføj vedhæftede filer " giver brugere mulighed for at vedhæfte medier og alle typer filer og dokumenter til et kort, som kan være tilgængeligt for andre medlemmer, der er tilføjet til kortet. Disse vedhæftede filer kan enten være fra din lokale harddisk eller fra dine cloud-konti på tværs af Google Drev, Dropbox, Et drev osv.
- ' Rediger etiketter ' giver dig mulighed for at organisere opgaver i henhold til deres kategorier og mærke det i overensstemmelse hermed ved hjælp af farvede striber. Mærkning på denne måde giver dig mulighed for nemt at filtrere kort.
- ' Abonner ' giver dig mulighed for at blive opdateret med alle begivenheder i et bestyrelse eller i et bestemt kort i en bestemt liste.
- Klistermærker er også tilgængelige, som nemt kunne trækkes på kort.
- Skift baggrundsfarve på dit bord fra samme menulinje for at give det et nyt nyt look.
Desktop notifikationer
For at holde din Indbakke (0) intakt, mens du administrerer projekter, har den et skrivebordsmeddelelse. Du kan vælge at tænde skrivebordsmeddelelser for at blive opmærksom, hver gang en person i projektgruppen nævner dig ved at bruge '@'.
- For at aktivere 'On' -meddelelser skal du klikke på dit brugerprofilikon, der findes øverst til højre på din Trello-side. Vælg 'Indstillinger' i menuen. Under 'Meddelelser' sektionen skal du vælge 'Aktivér skrivebordsmeddelelse'. Du bliver spurgt af din browser, hvis du vil Tillade eller blokere sådanne underretninger. Vælg det rigtige for at have besked på skrivebordet aktiveret.
- For at slå disse meddelelser fra, skal du gå over til sektionen Indstillinger i din webbrowser. Gå til 'Indholdsindstillinger', der findes under Beskyttelse af personlige oplysninger i Avancerede indstillinger i Google Chrome. Gå over til underrubrik Underretninger, klik på 'Administrer undtagelser' og fjern et link, der nævner Trello. Nu ville du have slukket dine desktop underretninger for dette værktøj.
Tastaturgenveje
Trello tilbyder nogle få tastaturgenveje, der gør hele processen endnu mere jævn. Nedenfor er et par af de vigtigste tastaturgenveje, den tilbyder:
- Autofuldførende medlemmer: @
- Ryd alle filtre: X
- Tilføj stemmefunktion til et kort: V (Stemmeoptagelse skal aktiveres på forhånd)
- Rediger Titel: T
- Tildel / Un-tildel dig dig selv til et kort: SPACE
- Tilmeld dig: S
- Indsæt nyt kort: N
- Tilføj / fjern medlemmer: M
- Tilføj Forfaldsdato: D
- Naviger: Venstre (->), Højre (<-), Op (K), Ned (J)
For en komplet liste over tastaturgenveje, gå over til deres officielle webside.
Understøttede sprog
Trello er tilgængelig på fire hovedsprog - engelsk, dansk, spansk og portugisisk.
Platforms understøttet
Trello er tilgængelig som applikationer til webapplikation, Android, iOS, Windows 8 og Kindle Fire.
Afslutter det
Så over det du ser er en prøve 'Publishing Calendar' lavet ved hjælp af dette værktøj. Den indeholder alle de vigtige faser i en redaktionskalender på en måde, der er bekvemt at se på og tage de nødvendige handlinger. Mens dette var en måde at sætte Trello i brug, kan du lave dine egne bestyrelser og opgaver i henhold til dit ønskede forløb.
Du kan udskrive denne workflow eller eksportere den som en Link eller JSON. Planlægningen af en workflow kan endda opstilles som en daglig liste, der målretter mod aktiviteterne på et enkelt dagsniveau.
Så nu skal du have fået kernen i dette værktøj og hvor kraftfuldt som et projektstyringsværktøj det er.
Trello for avancerede brugere
For organisationer, der bruger Trello med forskellige hold, siger redaktionel og marketing, er dette et godt værktøj. Det lader hele din planlægning blive under separate brædder, men under en enkelt paraply, ved at oprette en ny 'Organisation'. På startskærmen kan du oprette to nye organisationer i dette tilfælde som 'Marketing' og 'Editorial'. Mens du opretter et nyt bestyrelse, kan du vælge den relevante 'organisation' fra rullelisten under den.
Trello For Business og Premium Plans
Det er gratis for alle og har ubegrænsede boards og organisationsskabelser. Men for mere avancerede individuelle brugere og virksomheder tilbyder den også præmieplaner - Trello Gold ($ 5 / måned), Business Class ($ 3, 75 / måned pr. Bruger) og Enterprise (Pay as you go).
Hvorfor overveje Trello Premium Plans?
- Trello Gold tilbyder kort vedhæftninger på 250 MB i størrelse, mens de almindelige planer tillader kun filoploader på 10 MB.
- Tilføj dine egne baggrunde, klistermærker og emojis med Trello Gold.
- Trello Business class tillader virksomheder at oprette offentlige og private bestyrelser, som alle er tilgængelige under organisationen. Det giver en bedre administrativ kontrol med brugerroller.
- Business klasse indeholder support til Google Apps Integration.
Værktøjet har også sine egne Android- og iOS-mobilapplikationer til administration af workflow undervejs. Real-time meddelelser, samarbejde og vedhæftning af medier og dokumenter gennem selv den mobile applikation gør det til en rigtig god sag.
Trello boards Anvendes bedst muligt
Trello integrerer problemfrit med Zapier, for at forbinde det med andre tredjeparts apps og automatisere gentagne opgaver. Du kan styre næsten alle projekter og planlægge ved hjælp af værktøjets fleksible system.
Nedenfor er nogle af Trello boards, som du kan tegne inspiration fra.
Konklusion
Trello er helt sikkert en af de mest kraftfulde projektstyringsapps, som internetfunktionen har lige nu. Dette værktøj er lavet både for både enkeltpersoner og virksomheder for at få mest muligt ud af sin fleksibilitet. Du kan oprette og administrere næsten enhver form for opgaver ved hjælp af dette værktøj.
Så her kommer vi til slutningen af denne vejledning, der viser, hvordan Trello fungerer, og hvordan man finjusterer det til dit projekt i overensstemmelse hermed. Hvad er dine tanker og erfaringer med dette værktøj? Du er velkommen til at dele dine tanker og kommentarer nedenfor.
