Anbefalet, 2021

Redaktørens Valg

10 tips og tricks i Google Drev for at øge produktiviteten

Google Drev er en af ​​de mest brugte cloud storage-tjenester, dels fordi den automatisk integreres med hver Google-konto. Tjenesten tilbyder nogle rigtig gode funktioner, både til fillagring og til at oprette delbare, skyhostede dokumenter, regneark, dias og meget mere. Mens Google Drev bruges af mange mennesker, kan ikke alle nok ikke kende alle de fantastiske funktioner, der tilbydes af skyttjenesten, og de mange tilføjelser, der er tilgængelige for det.

I denne artikel vil jeg diskutere de fedeste Google Drive-tricks, hvordan du bruger dem, og hvordan de kan hjælpe med at øge din produktivitet på tjenesten. Læs videre for at udforske alle de cool Google Drive-tricks:

1. Web Udklipsholder

En af de kølige funktioner, som Google Drev tilbyder i sine Dokumenter og Sheets web-apps, er web-udklipsholderen. Web clipboard er i stand til at lagre de ting, du kopierer til det. Så hvordan er det anderledes end klippebordet i vores enheder? Nå er der to vigtige forskelle mellem udklipsholder på en enhed (f.eks. En Mac), og webudklipsholderen tilbydes i Google Drev:

  • Web Udklipsholder er i stand til at holde flere antal kopierede genstande, mens standard udklipsholder i en enhed normalt altid holder det sidste kopierede emne. Det betyder, at du kan bruge web-udklipsholderen til at kopiere et stort antal elementer og derefter blot indsætte dem, hvor du vil (inden for Google Drev).
  • Web Clipboard er også i stand til at kopiere og indsætte data mellem forskellige ark . Så du kan kopiere nogle tekst ud af et ark og derefter indsætte den pågældende tekst i et andet ark. Det er helt fantastisk.

Kopiering af tekst ved hjælp af tastaturtastaturer som f.eks. "Ctrl + C" virker ikke . For at kopiere tekst til web-udklipsholderen skal du vælge teksten, gå til Rediger -> Web Udklipsholder -> Kopier valg til webudklipsholder .

2. Stemmekodning

Når du opretter en Google Docs-fil, kan du bruge Googles indbyggede tale til tekstsystem til at skrive med din stemme. Det virker også overraskende godt. Endnu bedre kan talegenkendelsesværktøjet også forstå kommandoer som "newline" og "period", og det reagerer på dem ved at oprette en ny linje eller ved at indsætte en periode i teksten.

Desværre virker denne funktion ikke på Safari (fordi Safari ikke understøtter WebRTC), men det virker på de fleste større browsere, herunder Google Chrome, Firefox, Edge osv. For at bruge stemmetyper skal du bare gå til værktøjer -> Stemmekodning i en Google Docs-fil.

3. Tilføj links til dokumenter uden at forlade webappsappen

At skulle konstant søge efter ting på nettet, kopiere deres links, og tilføje dem til et dokument kan hurtigt blive irriterende og kedeligt. Google Drev retter også dette. Du kan blot vælge den tekst, du vil oprette et hyperlink på, og tryk på " Cmd + K " eller " Ctrl + K ". Dette åbner en lille dialogboks lige under den valgte tekst, hvor du kan søge efter nøgleord og vælge det relevante link, som derefter automatisk bliver hyperlinket i dokumentet.

4. Publicer filer på internettet

Google Drev tilbyder også en funktion til at udgive dokuments filer, ark eller dias på internettet. Dette omgå behovet for at dele links til doc med mennesker. Elementer, der udgives til internettet ved hjælp af Google Drev, kan deles via et link, eller de kan indlejres i en webside. Det bedste ved at bruge Google Drevs "publicer til internettet" -funktionen er, at du kan indstille den til at blive opdateret, når du foretager ændringer i filen. Det betyder, at det offentliggjorte indhold automatisk vil blive opdateret, når du foretager en redigering til den oprindelige fil.

For at udgive en fil til internettet kan du blot åbne filen i Google Dokumenter og gå til Filer -> Udgiv til internettet.

5. Se genvejstaster i Google Drev

Hvis du er noget som mig, foretrækker du at bruge tastaturet til at navigere så meget som muligt omkring dine enheder. Brug af tastaturgenveje er ikke kun nemmere, men ender også med at spare meget værdifuld tid. Hvis du ikke er overbevist om, overvej hvad der er lettere: Kopiering af tekst ved hjælp af "Ctrl + C" eller ved at højreklikke og vælge "Kopier"? Dette gælder for næsten alt, hvad vi gør på vores enheder, og Google Drev er ingen undtagelse.

Hvis du ønsker at udvide din viden om tastaturgenveje, der fungerer i Google Drevs webapp, kan du blot trykke på "Ctrl + /" og du vil blive vist et kort med alle de forskellige tastaturgenveje, der er tilgængelige i Google Drev.

6. OCR på billeder og PDF-filer

Google Drev har også en ret nydelig OCR-funktion gemt væk inde i webapp'en (og Android-appen, desværre ikke i iOS-appen). Denne funktion kan genkende teksten inde i dine billeder og PDF-filer og oprette en redigerbar, søgbar Google Docs-fil. Er det ikke fantastisk? Begrænsningen af ​​denne metode er, at teksten skal være pænt skrevet, og det skal helst være korrekt kontrast med resten af ​​billedet, eller OCR'en kan muligvis ikke genkende teksten korrekt.

OCR på Google Drev holder ikke formatering intakt, når den konverterer dokumentet til en Google Docs-fil, hvilket betyder, at en formateret tekst bliver anerkendt som normal tekst uden formatering.

Hvis du vil bruge OCR på dine billeder eller PDF-filer, skal du blot uploade dem på Google Drev. Højreklik derefter på dem og vælg " Åbn i Google Dokumenter ", og Google Drev konverterer billedet / PDF'en til en redigerbar "eneste tekst" -fil.

Jeg testede OCR-funktionerne i Google Drev ved at oprette en prøve JPEG bestående af tekst, en tabel, formateret tekst og nogle tekst i kalligrafi skrifttyper.

Det er på ingen måde den bedste anerkendelse, du kan få på en OCR, men det vil fungere for dine grundlæggende behov. Hvis du har brug for en OCR-software, der fejlagtigt kan genkende og udtrække tekst, data og formatering fra dine dokumenter, kan du tjekke vores artikel om den bedste OCR-software.

7. Se dine filer sorteret efter størrelse

Google Drev sorterer uploadede filer og mapper med "Seneste ændret først" -regel. Dette kan være nyttigt, da det sikrer, at de filer, du uploadede senest, er til stede øverst for nem adgang. Men hvis du kører lavt ledig plads på din Google Drive-konto, kan du måske sortere filerne efter deres størrelse for at finde ud af, hvor du kan spare plads mest.

Selvom der ikke er en direkte måde at gøre dette på, kan du stadig få Google Drev til at arrangere filer efter størrelse ved at følge nedenstående trin:

  • På Google Drive-startsiden skal du svinge musen på " Opgrader lager " -alternativet nederst i venstre panel.

  • Dette vil frembringe et vindue med sammenbruddet af din brug, klikke på " Drev ", og Google Drev sorterer alle dine filer efter Størrelse.

8. Tjek din opskrivning for plagiering og grammatiske fejl

Google Drev har mange tilgængelige tilføjelser, der i høj grad kan øge produktiviteten og effektiviteten af ​​at bruge Google-tjenester som Google Dokumenter, ark osv. En sådan tilføjelse hedder ProWritingAid, og det er et værktøj, der kan tjekke dit dokument for grammatiske fejl, staveblandinger og plagiering, blandt mange andre funktioner.

Værktøjet selv betales (starter ved $ 40 i et år), men det giver en 14 dages prøveperiode, så du kan prøve det, før du bruger penge på det.

9. Gem automatisk e-mails og vedhæftede filer til Google Drev

En anden tilføjelse til Google Sheets, kaldet Gem emails og vedhæftede filer, gør præcis, hvad navnet antyder. Du kan definere regler baseret på faktorer som afsenderens e-mail-id, emnet, meddelelsesstørrelse, vedhæftede filer osv., Og tilføjelsen kører hver time automatisk og synkroniserer e-mails fra din Gmail-e-mail-konto til et regneark . Det gemmer også en kopi af e-mailen som PDF-fil i Google Drev sammen med eventuelle vedhæftede filer i e-mailen.

Tilføjelsen kan også køres manuelt, hvis det kræves, ved at gå til Addons-> Gem emails og vedhæftede filer -> Administrer regler -> Kør manuelt

10. Tilføj flere rækker og kolonner til Google Sheets

Google Sheets er et ret godt afrundet værktøj, og det giver næsten alle regnearkfunktioner, som nogen måske har brug for. Kombiner det med de mange tilføjelser, der er tilgængelige for Google Sheets, og du vil se, hvor utrolig kraftig den kan få. Den ene ulempe ved Google Sheets er imidlertid, at det ikke tillader brugere at tilføje flere rækker og kolonner i arket. Det tillader kun at tilføje rækker og kolonner en for én, men det kan blive kedeligt, hvis du skal tilføje flere rækker og / eller kolonner til regnearket. For at udfylde dette klare hul i funktionalitet kan du bruge et tilføjelsesprogram kaldet "Tilføj rækker og kolonner". Denne tilføjelse giver dig mulighed for at tilføje flere rækker og kolonner i Google Sheets med lethed.

Bliv Google Drive Ninja!

Nu hvor du ved om disse tricks og funktionalitet, der øger tilføjelser til forskellige Drive-tjenester som Dokumenter, Ark etc., kan du integrere dem i din daglige arbejdsgang for at blive mere produktive og effektive, når du bruger Googles cloud service. Google Drev har en masse ekstra funktionalitet, som kan låses op ved hjælp af tilføjelsesprogrammer og Chrome-apps, der fungerer sammen med det. Der er en række andre tilføjelser og apps, som du bør tjekke ud fra Chrome Webshop og fra Google Dokumenter, Ark og Slides.

Hvis du kender til en tilføjelse til Google Drev, trick eller en Chrome-app, som du mener, vi måske har savnet i denne artikel, er du velkommen til at fortælle os om det. Vi vil også gerne høre om de måder, du bruger Google Drev til at være mere produktive, både personligt og på arbejdspladsen. Del dine oplevelser med Google Drev og tanker om at bruge det, i kommentarfeltet nedenfor.

Top