Næsten alt det arbejde, som folk gør i kontorer, er lavet ved hjælp af et magisk program kaldet Microsoft Excel. Når du først ser på det, kan det ligne et program med kun tabeller og slots til indtastning af data, men denne beskrivelse er ikke tilstrækkelig til den virkelige evne af dette program. Excel kan gøre alt fra at administrere dine konti til at administrere de data, der kræves til at administrere et helt land, du skal bare vide, hvordan du bruger det. Her i denne artikel nævnes et par virkelig seje Excel-tips og tricks, der kan hjælpe mange brugere med at forbedre den måde, hvorpå de har brugt Excel til dato.
1. Tilføjelse af genveje til øverste menu
Der er mange værktøjer, som vi altid ønsker, at vi kun havde et klik væk, men det meste er vi nødt til at gøre mere end et par klik og også lidt at søge for at komme til det værktøj, som vi ønsker at komme i brug. Hvis vi ser øverst til venstre i vores Excel-vindue, ser vi et lille excel-ikon, hvorigennem der vil være 3 små ikoner, hvoraf en repræsenterer Save, og de andre 2 fortrydes og gendannes.
Dette er de genveje, der udmærker sig for vores lethed, det andet, der udmærker sig, er muligheden for at sætte flere genveje på dette sted. Til dette formål skal du klikke på en pil til højre for at fortryde og genoprette, der siger, Tilpas hurtig værktøjslinje, når du svæver over det.
Hvis du trykker på det, får du mulighed for at vælge det værktøj, du ønsker at tilføje til din værktøjslinje til hurtig adgang (stedet øverst til venstre, hvor gemme, fortryde og omdanne er til stede). Hvis vi f.eks. Klikker på 'Ny', får vi ikonet til at oprette en ny fil i vores værktøjslinje.
2. Tilføjelse af diagonale linjer
Vi kan tilføje diagonale linjer i vores celler ved en simpel metode til formatering, som Excel giver mulighed for. For alt det, vi skal gøre er at vælge en celle, hvor vi ønsker at tilføje en diagonal linje. Ved at vælge cellen skal vi åbne mulighederne ved at højreklikke på musen. I mulighederne skal vi klikke på muligheden for Format Cells.
Når vi klikker på indstillingen Format celler, vil vi se en dialogboks, hvor vi skal klikke på grænsen, markeret med rødt, i øverste strimmel. Så kan vi klikke på den anden fremhævede indstilling, der viser os formatet af en diagonal linje i cellen, der er en anden i dialogboksen, som du kan finde alene.
Ved at trykke ok, når du har valgt diagonal linje som grænsestil, oprettes en diagonal linje i cellen, som vi havde til hensigt at sætte vores diagonale linje ind. For at tilføje tekst over og under diagonal linjen skal vi indtaste noget i cellen og tryk derefter på Alt + Enter for at tage det til næste linje, og skriv derefter noget andet i den anden linje, som vi skal have under vores diagonale linje. En fangst her er, at vi skal sørge for justeringen af vores tekst over og under diagonal linjen ved hjælp af mellemrumstasten.
Når vi skriver noget i en celle i Excel, kan vi altid skære det fra et sted til et andet ved først at højreklikke på cellen og trykke på skåret og derefter indsætte det i en anden celle. En anden effektiv metode til at gøre det samme er ved at bruge metoden med træk og slip. Alt du skal gøre for dette er at gå på den celle, du ønsker at flytte, og placere markøren på grænsen af den celle, hvilket vil medføre et symbol med 4 pile, der peger i alle retninger for at komme op (dette symbol betyder at du kan nu vælge cellen og derefter flytte den, hvor du vil).
Hvis du nu klikker på dette symbol og tager markøren til en anden celle, mens du stadig trykker på den, vil du se, at der kommer noget med markøren. Så endelig, hvis du går til en anden celle og slipper markøren, så vil du se, at indholdet af cellerne ville have flyttet til den nye placering.
Indtil nu har vi diskuteret, hvordan vi kunne flytte data fra en celle til en anden, en anden funktion, som vi bruger ganske meget, er kopifunktionen. Vi kan endda udføre en kopi ved hjælp af denne træk-og-slip-metode, men vi skal derfor trykke Ctrl før du klikker på det symbol, som vi talte om i teksten ovenfor. Dette vil få et nyt symbol til at komme op som vist i nedenstående figur. Du kan så holde styr på Ctrl-tasten og derefter prøve at trække og tabe cellen et andet sted. Du kan se, at denne metode kopierer indholdet af cellen i stedet for at flytte den.
4. Begrænsning af input
Hvad sker der, hvis vi kun ønskede et bestemt sæt værdier i vores ark, og en dataværdi kommer uden for vores tilsigtede rækkevidde? Det sker mange gange under arbejdet med projekter, og det giver problemer med de endelige udgange, som vi har til hensigt at få. For at sikre, at kun et bestemt sæt værdier er tilføjet, hjælper vi data validering. Hvad det gør er, at det giver os mulighed for at begrænse rækkevidden og typen af data, som vi tager som input til vores system.
For at bruge data validering funktionen, skal man vælge de celler, hvor begrænsningen skal implementeres, så skal vi på den øverste strimmel klikke på data.
Når du klikker på data, skal vi klikke på Data validering som vist på billedet. Dette fører os til dialogboksen, hvor vi kan indstille de værdier, vi ønsker for vores system. Vi skal derefter vælge den type input, som vi gerne vil tillade i de valgte celler ved at klikke på tilladelsesindstillingen i dialogboksen.
Hvis vi for eksempel vælger hele tal, vil vi blive bedt om at vælge rækkevidden af de hele tal, som vi gerne vil tillade. Dette gør vi kun i stand til at indtaste data i det interval, vi har nævnt. Med et eksempel tager vi afstanden mellem 12 og 111.
I det eksempel, vi har taget, kan du se, at ved indtastning af en værdi uden for dette interval, dvs. 222, får vi en fejl, at værdien er ugyldig, og en begrænsning er blevet anbragt af brugeren på de værdier, der kan indtastes i denne celle.
5. Få mere statistik i linjen ved bunden
Når vi bruger Excel til at indtaste data i vores tabeller i form af tal, ser vi visse statistikker eller en slags resumé i statuslinjen nedenfor, normalt vil den bære gennemsnittet, tæller og summen af de data, vi vælger på en given tidspunkt.
Excel giver os visse flere muligheder for det resumé, vi får i statuslinjen, for at udnytte det til det maksimale. Det kan man gøre ved at højreklikke overalt på statuslinjen, når du højreklikker på statuslinjen, vil du se mange valgmuligheder, blandt hvilke ville være de ekstra muligheder, der udmærker os, giver os det resumé af data, vi har valgt. Vi kan vælge mellem Gennemsnit, Grev, Numerisk Grev, Minimum, Maksimum og Sum. På billedet kan vi se, hvordan vores statuslinje ser ud, når vi vælger at se de fleste af de tilgængelige muligheder for os.
6. Omdannelse af sagen (store bogstaver, små bogstaver) af teksten
Der er en lille funktion, som vi kan bruge til at forvandle sagen til vores tekst. Funktionen er ganske nem at bruge. Alt du behøver at gøre for dette er, at du skal skrive ' UPPER (text / celle) ' for store bogstaver, ' Nedre (tekst / celle) ' for små bogstaver og endelig ' Korrekt (tekst / celle) ' for at lave første bogstav i ordkapitalen. Dens brug kan ses i billederne nedenfor, med celler der viser Øverste, Nedre og korrekte brug sammen med den endelige produktion, de opnår fra den.
7. Arranger tekst fra forskellige celler ved hjælp af '&'
Vi kan tilføje tekst fra forskellige celler til en enkelt celle ved blot at bruge '&', for det eneste vi skal gøre er at begynde at skrive i cellen med '=' og derefter klikke på cellerne en efter en, som vi skal tilføje til vores nye celle, skal vi også tilføje '&' efter at vi har klikket på hver celle, der skal tilføjes, da det vil tilføje navnet på den celle, som vi har klikket på. Så det vil se ud som det i billedet nedenfor.
8. Tilføjelse af flere rækker eller kolonner på en gang
Vi ved alle, hvordan man tilføjer en række eller en kolonne til vores Excel-dokument, men hvad vi også skal indse, er, at vi faktisk kan tilføje flere rækker eller kolonner på én gang i stedet for at tilføje en kolonne eller en række ad gangen og derefter gentage processen igen og igen.
For det første skal vi vælge antallet af rækker, som vi gerne vil tilføje, for eksempel hvis vi skal tilføje 4 nye rækker til vores allerede eksisterende tabel, vælger vi 4 rækker (under / over hvilke vi skal tilføje rækker) og derefter højreklik og klik på indsæt. Det åbner en lille dialogboks, der giver os mulighed for at vælge, hvilken præcis handling vi skal udføre på de valgte rækker / kolonne.
Hvis vi trykker hele rækken i dialogboksen, får vi 3 rækker i vores tabel. Du kan spille rundt med dialogboksen Indsæt for at se, hvilke andre muligheder der er til rådighed for dig.
9. Brug Auto-Correct
Hvis du lider af en vane med at bruge SMS eller med andre ord kort håndspråk overalt, hvor du skriver, eller hvis du har en dårlig historie med at stavefejl for nogle bestemte ord, kan du bruge den automatisk korrekte funktion i MS Excel på din bekvemmelighed. For at bruge det skal du først gå til Filer> Indstillinger> Bevis> Indstillinger for automatisk korrigering . Her ses en dialogboks, der giver dig mulighed for at indtaste en tekst, der skal erstattes med den tekst, du vil erstatte den med. Du kan tilføje nogle ord, du fejler, for eksempel kan jeg sætte 'frnz' som et ord for at blive erstattet af ordet 'venner', og hver gang jeg bruger den forkerte stavning (frnz), vil autokorrektur rette mig (ved at sætte venner på sin plads).
10. Udpakning af webside data ved hjælp af data-> fra internettet
Nogensinde spekuleret på, hvordan det vil føle at udtrække data direkte ud af et websted, lad os sige, at du ser en hjemmeside, og du ønsker at analysere en bestemt ting ud fra de data, der findes på den pågældende webside. For eksempel hvis vi tager en hjemmeside med nogle fakultetsnavne på det og fortsætter med at vende denne webside direkte til Excel-data ved hjælp af et online-værktøj som dette, vil vi få en tabel med nogle konverterede data og endelig kan vi downloade det som en .csv fil, der skal ses på Excel, i de data, vi har i billedet nedenfor, kan vi se på alle de data, vi havde på hjemmesiden i en velorganiseret og tabuleret form.
Denne teknik kan også bruges til sider med enorme mængder data, som vi så nemt kan analysere på excel.
11. Oprettelse af histogram af data ved hjælp af dataanalyse
For at oprette et histogram skal vi først og fremmest tilføje et tilføjelsesprogram til vores Excel. Til dette formål skal du først gå til Filer> Indstillinger> Tilføjelser . Når vi ser tilføjelsesvinduet / indstillingerne, skal vi sørge for, at Excel-tilføjelser er markeret i indstillingen Administrer nær den nederste ende af dialogboksen for indstillinger. Når vi vælger Excel-tilføjelser, skal vi vælge gå for at få en dialogboks til tilføjelser. I dialogboksen skal vi kontrollere Analyse ToolPak og klikke på OK.
Når vi er færdige med ovenstående forudsætninger, skal vi gå til Data Analysis-indstillingen i analysesektionen under Data . Ved at klikke på den åbnes en lille dialogboks kaldet Data Analysis. I dialogboksen skal vi vælge histogram og klikke på OK. Det vil så bede os om at indsætte et inputområde af data på grundlag af hvilke vi ønsker at oprette vores histogram. Vi kan derefter vælge de relevante muligheder for at oprette det histogram, som vi ønsker at oprette.
12. Betinget formatering
Betinget formatering er et kraftfuldt værktøj, som excel indeholder, som navnet antyder, betingede formateringsformater celler på visse betingelser, for eksempel hvis vi skulle fremhæve de studerende, der har fejlet i en eksamen i klassen med rødt, så ville vi bruge betingede formatering.
For at gøre det skal vi vælge de celler, der skal formateres, og så klikker vi på betinget formatering og vi kan derefter klikke på ny regel for at få en ny regel implementeret på vores data. I eksemplet nedenfor markeres alle rulle numre med mærker mellem 0 og 40 med rødt.
13. Brug Fill Handle til kopiering formatering (avanceret formatering)
Et fyldhåndtag er et værktøj, der viser os, hvor godt den software, der hedder Excel, er lavet, det er blandt de mest nemme at bruge værktøjer i Excel. stadig den slags arbejde det gør er meget mere end mange af de komplicerede værktøjer, vi har omkring. Forestil dig, hvordan du ville føle, hvis du fik at vide, at du bare skal formatere en enkelt eller to celler, og alle de andre celler vil blive taget hånd om ved blot et klik og en træk. Hvad det gør er at det ser ud til et mønster i cellerne, og så når du trækker det, fylder det de værdier, det føles passende.
For at bruge fyldehåndtaget skal du gå til nederste højre hjørne af din celle eller de valgte celler, og du vil se et solidt '+'. Hvis du holder det og trækker det, vil du se den magiske hændelse.
Nu er en række muligheder tilladt med formatering med et fyldhåndtag forklaret nedenfor.
I billederne nedenfor kan du se de muligheder, du får ved at fylde bestemte celler ved hjælp af et fyldhåndtag; indstillingerne omfatter kopieringsceller, udfyldningsserien, udfyld kun formatering og udfyld uden formatering. Du kan se, hvad de sidste 3 muligheder gør fra de billeder, der ledsager dette punkt.
14. At have en levende transponeret kopi af en tabel
Vi ved, hvordan man får en transponeret kopi af vores data, hvis nogle af jer ikke bekymrer mig om alt, hvad du behøver for at kopiere de data, du vil transponere, og derefter, mens du lader søge efter indsætningsmuligheder og derefter klikke på transponere, Jeg får en gennemført version. Dette er en slags normal kopiering og indsættelse, der kun skaber en fast transponeret version af den oprindelige tabel.
For at lave en levende transponeret version af dine data skal du gøre lidt mere end bare kopiere og indsætte. For det første skal du se, hvor mange rækker og kolonner du har, og vælg derefter en transponeret version af de mange kolonner og rækker. For eksempel i billederne nedenfor kan du se, hvilke data der skal kopieres, har 9 rækker og 2 kolonner, og det område, vi vælger efter, har 9 kolonner og 2 rækker.
Når du vælger disse nye kolonner og rækker, skal du skrive = Transpose ('koordinater til øverste venstre hjørne af dine dataceller': 'Koordinater i nederste højre hjørne af dine dataceller') i nedenstående billeder tilfældigvis være a1 og b9, så ligningen, der skal indtastes, bliver '= Transpose (A1: B9)'. Ved indtastning af denne ligning skal du trykke på ' Skift + Ctrl + Enter ', og du får se det magiske sted .
En ny transponeret tabel oprettes således, men det er en live kopi af den oprindelige, dvs. hvis du foretager ændringer i den oprindelige, vil der også blive ændringer i denne tabel . Som du kan se i billederne nedenfor, ændres dataene i L10 automatisk, når dataene i B6 ændres. En lille afvejning er, at du ikke kan kopiere det format, som dataene i den oprindelige tabel havde, og det er tydeligt, at 2 gule celler ikke bragte deres gule farve til de levende transponerede kopier.
15. Indtastning af Sparkline Microcharts
Sparkline-mikrocharter er små grafer eller diagrammer, som du kan placere i en celle. De blev introduceret i MS Word 2010 og kan i høj grad forbedre visningen af vores Excel-data. For at lave en, skal du først vælge de data, hvorfra du ønsker at lave en sparkline, og derefter gå til Inset> Line .
Der vil du blive bedt om at indtaste destinationsstedet for dit sparkline-diagram. Når du har indtastet destinationen, har du et smukt sparkline-diagram der venter der for dig.
Vi håber, at denne artikel hjalp dig med at lære nogle virkelig seje Excel-tricks, som du ikke vidste om. Hvis du har nogen forespørgsel, er du velkommen til at spørge i kommentarafsnittet.
