Outlook, elsker det eller hader det, er den standard e-mail og produktivitetsklient i virksomhedsverdenen. En stor del af enhver office-goers tid er brugt foran dette kendetegnende værktøj. På trods af dens popularitet og det rene antal timer, der bruges ved at bruge det, kender kun få mennesker om sine avancerede funktioner og endnu færre bruger det til sit fulde potentiale.
Så i dag vil vi udforske nogle af de fantastiske Outlook 2016-funktioner. Lad os komme igang:
1. Send e-mail fra Outlook.com Aliases
Ofte skal vi bruge forskellige e-mailadresser til forskellige formål - for eksempel kan du have en personlig [email protected] adresse, en arbejdsadresse [email protected] og måske en [email protected], som du gerne vil bruge til at underskrive op til nyhedsbreve og markedsføringssteder. De fleste mennesker opretter og administrerer en anden konto for hver adresse.
I stedet for at gøre det kan du bruge Outlook til at oprette og administrere forskellige aliaser . Hvis du har et alias, kan du styre forskellige e-mailadresser ved hjælp af samme konto, og de e-mails, der sendes til en af dine adresser, kommer i samme Indbakke. Her er hvordan du opsætter dem:
Gå til Outlook Web App og log ind ved hjælp af din Office 365-konto. Gå derefter til webstedet for Microsoft-konto, og klik på " Din info " på den øverste linje. Klik nu på " Administrer, hvordan du logger ind på Microsoft . Du vil sandsynligvis blive bedt om din adgangskode.
Her kan du tilføje og administrere dine aliaser. For at oprette et nyt alias skal du klikke på " Tilføj e-mail ".
Indtast nu den email-adresse, du vil bruge som alias . Du kan oprette en ny eller bruge en eksisterende adresse.
Du vil nu se det alias, du lige har tilføjet, og vælg at gøre det til dit primære alias, eller fjern det, hvis du ikke længere har brug for det.
Nu kommer alle e-mails, der sendes til alias-adressen, i din primære indbakke. For at sende en e-mail fra den nyoprettede adresse, skal du bare klikke på knappen Fra, mens du komponerer en besked, og vælg den ønskede adresse.
2. Planlæg møder
Outlook gør det nemt at planlægge møder med andre. For at gøre det kan du bare gå til kalender, klikke på fanen Startside og vælge " Nyt møde ".
Her kan du angive deltagerne, dag, tid, påmindelser og andre muligheder for mødet.
Hvis du ønsker at gøre det til et tilbagevendende møde, skal du klikke på knappen Tilbagefald i afsnittet Indstillinger øverst, hvor du vil se forskellige muligheder for regelmæssig planlægning.
Når modtageren har accepteret invitationen, modtager du en bekræftelse for det samme.
3. Automatiske svar
Hvis du går på forretningsrejse eller ferie, kan du konfigurere Outlook til at sende automatiske svar til hver e-mail, du modtager. For at aktivere denne funktion, skal du gå til " Fil " og klikke på " Automatiske svar ".
Her kan du angive datointervallet og den automatiske svarbesked .
Hvis du vil have mere finkornet kontrol over reglerne, kan du klikke på " Reglerne " knappen nederst til venstre.
4. Brug Google Drev som Cloud Storage i Outlook
Hvis du bruger Google Drev som din cloud storage-udbyder, kan du integrere det i MS Office (herunder Outlook) for at åbne dokumenter direkte fra Drev og gemme det uden at forlade dine Office-programmer.
Du skal bare downloade Google Drev-plugin til Office, installere plugin'et, og næste gang du åbner Outlook, kan du vedhæfte filer direkte fra Drev med den dedikerede knap.
Du kan også gemme eventuelle vedhæftede filer, du modtager direkte i Drev .
Bemærk ! Google-pluginprogrammet til Office fungerer kun på Windows. Office for Mac understøttes ikke i øjeblikket.
5. Få levering og læs kvitteringer
Hvis du ønsker at modtage en meddelelse om, hvornår din e-mail er blevet leveret og / eller læses, kan du anmode om en leverings- og læsekvittering. For at aktivere dette, skal du klikke på fanebladet Indstillinger, mens du komponerer en besked og markerer følgende afkrydsningsfelter:
Du kan også aktivere tracking for hver besked, du sender. For at gøre dette skal du gå til Filer > Indstillinger > Mail . Rul ned til Sporingsafsnittet, og kryds på Leveringskvitteringen, der bekræfter, at beskeden blev leveret til modtagerens e-mail-server eller Læs kvittering, der bekræfter modtageren, der viste meddelelsesboksen .
Bemærk venligst, at meddelelsesmodtageren måske afviser at sende en læsekvittering. Desuden kan modtagerens e-mailprogram ikke understøtte læseindtægter.
6. Tilføj stemmeknapper til e-mails
Hvis du ønsker at få enighed fra dit team om et emne, kan du oprette en afstemning i Outlook. Mens du komponerer en ny mail, skal du gå til fanen Indstillinger og klikke på " Brug stemmeknapper ".
Du kan bruge skabelonets Ja / Nej-knapper eller oprette dine egne ved at klikke på Brugerdefineret, hvor du også kan vælge indstillinger som Betydning, Læs / Leveringskvitteringer og Udløbstid.
7. Forsinkelse eller planlægning af afsendelse af e-mails
Nogle gange kan du muligvis forsinke at sende en besked. Det kan f.eks. Være næsten lukketid, og du vil have din besked leveret næste morgen i arbejdstiden. For at gøre dette kan du planlægge din besked. Her er hvordan:
Mens du skriver en email, skal du gå til fanen Indstillinger og klikke på " Delay Delivery ".
I dialogboksen, der vises under Leveringsindstillinger, skal du markere afkrydsningsfeltet " Lever ikke før " og indtaste dato og klokkeslæt.
Luk nu dialogboksen, og tryk Send . Din email vil blive sendt på det tidspunkt du angav.
Bemærk : Denne funktion virker problemfrit på en Microsoft Exchange-konto. Hvis du bruger en POP3- eller IMAP-konto, skal Outlook forblive åben, indtil meddelelsen er sendt.
8. Administrer en anden persons mail og kalender
Når du arbejder med et hold, er det vigtigt at koordinere og arbejde sammen om nogle fælles opgaver. Til dette formål vil du måske beholde en separat mappe til sådanne opgaver og dele den med medlemmerne af dit team. Nå, her er hvordan du gør det på Outlook 2016.
Gå til fanen Filer . Klik på " Kontoindstillinger " og vælg " Delegere Access" .
Klik i dialogboksen, der åbnes, på " Tilføj ", vælg den bruger, du ønsker at give tilladelse til, og klik på OK .
I dialogboksen, der vises, kan du vælge forskellige tilladelser, du kan give til denne bruger.
Når du er færdig, vil den anden bruger blive underrettet om de nye tilladelser, der er givet dem. Disse er kun det grundlæggende i delingsfunktionen. For et mere omfattende overblik og instruktioner henvises til den officielle dokumentation.
9. Brug regler til at håndtere e-mails
En regel er en handling, der kører automatisk på indgående eller udgående mails. Du kan f.eks. Flytte alle mails fra din vejledende til en anden mappe, flytte alle mails fra marketingafdelingen til mappen "Haster" eller slet alle mails med "Køb nu" i emnet. I stedet for at gøre disse opgaver igen og igen, kan du oprette regler for at automatisere dem. Du kan vælge mellem de forskellige regelskabeloner eller starte fra en tom regel.
10. Fremskynde gentagne opgaver med hurtige trin
Der er ofte opgaver, der skal gøres flere gange om dagen. Måske sender du jævnligt e-mails til din vejleder eller kan lide at flytte nogle e-mails til en bestemt mappe. Selvfølgelig kan du bruge regler til at automatisere processen, men det vil anvende reglerne på alle de e-mails, der matcher kriterierne, mens du måske vil kun anvende det på bestemte e-mails. Således er der brug for en mere manuel tilgang, og det er her, hvor Quick Steps kommer ind.
Gå til fanen Startside i Outlook. Du får se følgende afsnit for hurtige trin :
Som du kan se, er der nogle Quick Steps forudkonfigurerede til brug. Vælg f.eks. En e-mail i din indbakke, og klik på knappen Til manager i afsnittet Hurtige trin. Du vil se noget som dette:
Her kan du konfigurere det pågældende Quick Step - skift navn, tilføj e-mailadresser, der skal videresendes til, eller tilføj endnu flere handlinger til knappen ved at klikke på Valg nederst til venstre.
I skærmbilledet ovenfor har jeg tilføjet e-mail-adressen til min manager, tilføjet en handling ved hjælp af knappen Tilføj handling, instrueret Outlook til at flytte beskeden til mappen "Videresendt til manager", tilføjet en genvejstast og ændret teksttipteksten.
Du kan ændre eksisterende hurtige trin som vi gjorde i eksemplet ovenfor eller tilføje din egen ved at klikke på knappen Opret ny i værktøjslinjen Hurtige trin :
11. Tastaturgenveje og andre diverse tips
Outlook tilbyder en række andre mindre men nyttige funktioner som temaer, omdirigering af mailbeskeder til møder og alle avancerede brugeres foretrukne: tastaturgenveje . Du kan f.eks. Trykke på Ctrl + W for at komponere en ny email, Ctrl + E for at søge og mere. Hvis du vil lære forskellige tastaturgenveje i Outlook, skal du tjekke det officielle Outlook 2016 Tips og Tricks eBook fra Microsoft.
Ligesom disse seje Outlook 2016 funktioner og tricks?
Vi håber du har lært nogle avancerede Outlook 2016-funktioner. Så nyttigt som at bruge din e-mail-klient til sit fulde potentiale er der andre ting at huske på, mens du bruger e-mail, så sørg for at tjekke vores artikel om grundlæggende e-mail-etikette, alle skal følge. I den altid forbundne digitale verden er privatlivets vigtighed vigtigere end nogensinde, for hvilket du bør tjekke vores artikel om, hvordan du krypterer email.
Hvis du har flere Outlook tips og tricks til at tilføje, eller tror vi savnede en vigtig funktion, skal du sørge for at fortælle os i kommentarfeltet nedenfor.
