Der er ingen tvivl om, at Email har revolutioneret den måde, vi kommunikerer med hinanden. Og selv om folk i stigende grad foretrækker ting som sociale netværk og instant messaging apps til at chatte op med venner i disse dage, er sandheden stadig, at når det kommer til korrekt kommunikation, er Email stadig det foretrukne medium.
Fra universiteter til globale virksomheder og fra studerende til administrerende direktører er e-mail brugt næsten overalt og af alle. Når det er sagt, har næsten alle os flere emailadresser, med en eller flere af de mange e-mail-udbydere. Men det reelle spørgsmål er, bekræfter vi protokol (e) for korrekt brug af e-mail?
Hvis du er usikker på svaret, er denne artikel, der understreger de grundlæggende e-mail-etiketter, som alle skal følge, for dig. Så uden videre, her går de.
Grundlæggende Email Etiquettes
1. Brug en professionel udseende email adresse
Din email adresse anses ofte for at være vejledende for din personlighed. Af denne grund er det vigtigt at have en professionel udseende email adresse, generelt med dine for- og efternavne udgør "brugernavnet" en del af det . Dette er endnu vigtigere, hvis du har til hensigt at bruge e-mail-adressen til professionel kommunikation (f.eks. Afsendelse af genoptagelser til rekrutterere, levering af arbejdsprøver til kunder).
Hvis dit brugernavn ikke er tilgængeligt, kan du tilføje et antal af dit valg (fx fødselsdato) for at få en . For at nævne et par eksempler kan [email protected] eller [email protected] betragtes som gode valg. På den anden side skal du bruge noget som [email protected] eller [email protected], og du kan være temmelig sikker på, at dine e-mails ikke engang vil blive åbnet af modtagerne.
Tip: Brug så meget som muligt en separat e-mail-adresse til alle dine professionelle behov. Og hvis du ikke har noget imod at shelling ud et par bukke, er det bedst at gå til hosted email med dit eget domæne.
2. Indsæt altid et emne, og hold det klart og kortfattet
Emnelinjen er en af de vigtigste komponenter i e-mail, da den straks giver modtageren en ide om de oplysninger, der er inkluderet i e-mailen . Det er derfor, at alle dine e-mails skal have en emnelinje, selvom indholdet ikke er så meget vigtigt. Forladelse af emnelinje er opfattet som uforsigtighed på afsenderens side.
Endnu vigtigere bør emnelinjen være koncis og til punkt, så modtageren kan udarbejde indholdet af e-mailen så hurtigt som muligt. Få eksempler er vedlagt projektrapport , præstationsundersøgelse - anmodning om tidlig respons , og ting som sådan.
3. Brug standard skrifttyper og minimal formatering
Uanset hvor meget du kan lide de flotte skrifttyper, du har på din pc, er de absolutte nej, når det kommer til at komponere e-mails. Det skyldes, at hvis du bruger en ikke-standard skrifttype, og den ikke er installeret på modtagerens computer, vises e-mailens tekst ikke som påtænkt . Dette er grunden til, at de fleste e-mail-tjenester kun har nogle få standard-, serif- og sans-serif-skrifttyper (f.eks. Times New Roman, Arial) til rådighed til komponering af e-mail. Og du skal holde fast ved dem.
Hold også formatering i din email så mindre som muligt. Medmindre du skal understrege en bestemt sektion, linje osv. I e-mailens indhold, afstå fra at bruge højdepunkter og farver til teksten . Faktisk bør e-mail-teksten være sort kun, da den er mest læselig.
4. Undgå typografier, forkert grammatikbrug og punktueringsfejl
Selv om ikke alle derude er en grammatik nazist, og det ikke er kriminelt at have en utilsigtet typografi eller to i dine e-mails, forkert brug af sprog, sætningsstruktur mv., Giver generelt modtageren (e) et negativt indtryk. Så det er ekstremt vigtigt, at du tredobler tjekker en e-mails emnelinje, krop og alle andre tekstelementer for uagtsomme grammatik og tegnsætningsfejl (og retter dem, hvis de findes), før du klikker på knappen "Send".
Derudover bør du aldrig bruge flere tegnsætningstegn (f.eks. !!!) i dine e-mails. Det samme gælder for slangord (fx LMAO), populære sammentrækninger (fx Gotcha!) Og humørikoner. Alle disse ting ser meget umodne og uprofessionelle ud og er bedst til venstre for sociale netværk og instant chats.
Tip: Pas altid på, hvordan du aktiverer ord, sætninger etc. i dine e-mails. En e-mail (eller noget andet, for den sags skyld) skal aldrig nogensinde være sammensat i ALL CAPS, da det betragtes som internettet, der svarer til at råbe.
5. Giv vedhæftede filer beskrivende navne
Oftere end ikke, vi skal sende / modtage flere filer som vedhæftede filer med vores e-mails. Selv om dette er temmelig nødvendigt, kan intet være værre end at modtage en e-mail, der er fyldt med mange tilfældigt navngivne filer (f.eks. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), der ikke giver mening. Så når du sender vedhæftede filer med en e-mail, skal du omdøbe dem med nogle beskrivende filnavne, så modtageren straks kender deres indhold uden at skulle åbne dem. Hvis du for eksempel sender dit CV til en potentiel arbejdsgiver, skal du give det et navn som CurrentResume_JohnDoe . Enkel og nem.
Også, hvis du har til hensigt at sende et stort antal (f.eks. 20) vedhæftede filer med en e-mail, er det bedre at kombinere dem i et Zipped-arkiv først. For endnu mere klarhed kan du separat nævne detaljer som vedhæftningstælling, samlet arkivstørrelse mv i e-mailens tekst.
6. Indtast altid en underskrift
En underskrift er nødvendig for at lukke eller afslutte e-mailtekstteksten korrekt . Men vigtigere, det giver også en "ægthed" til e-mailen og dens indhold . Så alle dine e-mails skal have din underskrift medtaget i dem. Du skal bare oprette og gemme en signatur i e-mailens indstillinger, og den bliver automatisk tilføjet i slutningen af hver e-mail, du komponerer.
Taler om "hvad" skal medtages i underskriften, det er noget du skal beslutte, da det varierer fra person til person. Når det er sagt, kan du som hovedregel inkludere kontaktoplysninger (fx officielt nummer, sekundær email) samt links til dine sociale profiler . I en nøddeskal bør en underskrift fungere som dit digitale kontaktkort. Men overbelast det ikke med for meget unødvendig information.
7. Bekræft modtagelsen af e-mails
Moderne e-mail har avanceret så meget, at når du klikker på knappen "Send", kan du være 200% sikker på at den kommer til modtagerens indbakke, et sekund eller to senere. Men som med enhver teknologi kan e-mail (og lejlighedsvis) også lide nedture . Så når du modtager en email (især hvis det er vigtigt), skal du bekræfte kvitteringen ved at besvare afsenderen med en lille besked.
Selvom det ikke er muligt at anerkende hver e-mail, du får, bør du forsøge at gøre det. Endnu vigtigere, bør du Bekræft e-mail, der fejlagtigt er sendt til dig, da afsenderen måske afventer et svar fra den anden side. Dette vil gøre afsenderen opmærksom på fejlen, og vil også gemme e-mailens faktiske tilsigtede modtager nogle problemer.
8. Brug egnede hilsener
Når vi taler til folk fra ansigt til ansigt, eller endda på telefonen, starter vi altid med at hilse på dem. Og samme regel gælder også for e-mails, så dine e-mails skal altid have ordentlig hilsen til modtageren (e). Afhængigt af hvem du sender en e-mail, kan hilsen være formel (f.eks. Kære Mr. Johnson, Professor Keller) eller uformel (Hej Adam, Hej Jenna) . Tilsvarende skal slutningen (f.eks. Hilsen, Venlig hilsen) have den samme underliggende tone som begyndelsens hilsen samt den samlede besked.
Det er værd at bemærke, at du bør afstå fra at bruge ekstremt uformelle og dagligdags brugshilsener (f.eks. Hvad sker der) i e-mails . Det siger sig selv, at det anses for ret uprofessionelt.
9. Brug ikke Svar alle hver gang
Der er tidspunkter, hvor du modtager en e-mail, der også sendes til flere andre modtagere (f.eks. En vigtig meddelelse i et firma). Men når du reagerer på sådanne meddelelser, bruger du hurtigst muligt "Besvar alle" -alternativet . Dette sender ikke kun svaret til den oprindelige afsender, men til alle andre, der har modtaget e-mailen, om svaret er meningen for dem eller ej . Dette er en perfekt måde at tilstoppe modtagerens indbakke på.
Af denne grund træner du pleje, når du svarer på e-mails med flere modtagere, og bruger indstillingen "Svar" . Først når du er 100% sikker på, at dit svar er beregnet til alle i modtagerlisten, skal du bruge alternativet "Besvar alle".
10. Brug korrekt Cc og Bcc felterne
Sammen med feltet "Til" er " Cc " og " Bcc " -felterne noget, som enhver, der nogensinde har haft en email, ved, om. Men selv efter at de fleste mennesker ender med at bruge dem forkert. Her er en downdown på, hvad de er, og når de skal bruges :
- Cc: Stande til carbon kopi. Hvis der er nogle modtagere, som du vil sende en mail til, men ikke ønsker at de skal vide, at denne email er "bare" beregnet til dem, skal du indtaste deres e-mail-adresser i dette felt. Hver modtager kan se andre e-mail-adresser i feltet Cc.
- Bcc: Kort for Blind Carbon Copy. Hvis der er flere modtagere, som du vil sende en e-mail til, men vil have dem til at se sig som eneste modtagere af e-mailen, skal du indtaste deres e-mailadresser i dette felt. Hver modtager i et Bcc-felt kan kun se deres egen e-mail-adresse og ikke de andre. Denne mulighed er bedre egnet til privatlivets fred.
11. Besvar e-mails i tide
I betragtning af hvor mange e-mails vi modtager dagligt, er det næsten umuligt at svare dem alle med det samme. Men selvom en e-mail er lidt ringe på din prioritet, bør du forsøge at reagere på det rettidigt . Generelt skal dette være inden for 24-48 timer efter modtagelse af en email. Og hvis du ikke kan svare på e-mails i et stykke tid (f.eks. På grund af en pause), skal du bruge auto responder eller ferie responder funktion, som de fleste af e-mail-tjenesterne har.
12. Formatér e-mails korrekt, inden du videresender
Så snart "Forward" -knappen er ramt på en e-mail, er hele meddelelsen (herunder billeder, fejljusteret tekst osv.) Muligvis indrammet til højre og indsat i en tom email, så du kan indtaste Modtagernes e-mail-id'er og sende det. Dette forkaster ikke kun formateringen af den oprindelige email, men introducerer også en masse hvidrum og ekstra symboler (>) i den fremsendte email-chunk, hvilket igen gør emailen næsten ulæselige.
For at sortere det skal du korrekt formatere den videresendte email, når den er indlejret i en tom email . Dette inkluderer fjernelse af det ekstra hvide rum, såvel som at slippe af med ekstra figurer, tomme linjer og lignende ting.
Brug Email, som det er meningen at blive brugt
Da det er det primære kommunikationsmiddel i dagens internetforbundne verden, er det ekstremt vigtigt, at Email bruges i overensstemmelse med de rette regler, som omfatter alt fra, hvordan du hilser modtagerne, til den skrifttypestil, du vælger. Og de etiketter, der er beskrevet ovenfor, hjælper dig med at gøre netop det, hvilket giver en samlet bedre og produktiv emailoplevelse. Så prøv dem, og lad os vide dine favoritter i kommentarerne nedenfor.
